Digitaal nomadenvisum Spanje: voorwaarden en aanvraag

De zorgverzekering is de meest vermijdbare afwijzing

Volledige particuliere ziektekostendekking is een harde eis uit artikel 62.3.e van Ley 14/2013, en het informatieblad van de UGE is ongewoon precies over wat het niet accepteert. De polis moet zijn afgesloten bij een verzekeraar die in Spanje mag opereren en de volledige periode van de gevraagde vergunning dekken.

Een reisverzekering telt niet. Een polis die alleen achteraf vergoedt evenmin, net zomin als een polis met eigen bijdragen of met wachttijden. Die uitsluitingen laten veel verder complete dossiers stranden, dus lees de polisvoorwaarden en niet de verkooppagina.

In loondienst: je werkgever moet zich eerst bij de TGSS inschrijven

Op de route via loondienst moet het buitenlandse bedrijf waarvoor je werkt zich inschrijven bij de Tesorería General de la Seguridad Social als niet-ingezeten entiteit zonder vestiging in Spanje, met de toezegging je aan te melden in het Régimen General.

Dit is praktisch de grootste blokkade op deze route, want je vraagt een werkgever die verder niets met de Spaanse sociale zekerheid te maken heeft om daar een dossier te openen. Begin dat gesprek maanden voor je indient met HR of de salarisadministratie, niet in de week dat je je dossier samenstelt.

Heeft je land een socialezekerheidsverdrag met Spanje, dan kun je ook in je eigen stelsel blijven: de checklist van het consulaat in Londen (in het Engels) accepteert bijvoorbeeld het Britse A1-certificaat, formulier CA3822 voor werknemers en CA3837 voor zelfstandigen.

Bankafschriften hebben nu een handtekening, stempel of notaris nodig

Een pdf die je uit je online bankieren downloadt volstaat op zichzelf niet meer. Afschriften moeten door de bank ondertekend zijn, door de bank afgestempeld, of notarieel bekrachtigd, en een notariële verklaring wordt geaccepteerd.

Een bankverklaring of -overzicht kan de overige afschriften van dezelfde rekeninghouder en dezelfde rekening afdekken. Dat is meestal de schoonste manier om drie maanden inkomen aan te leveren.

Er is een tweede helft die vaak wordt vergeten. De mutaties die samen je inkomen vormen moeten stuk voor stuk gemarkeerd zijn, "marcados expresamente para su identificación de forma separada del resto", zodat de behandelaar ze kan onderscheiden van de rest van het afschrift. Ongemarkeerde afschriften zijn een van de vaakste redenen voor een subsanacion-verzoek.

Je functietitel bepaalt of het werk als remote telt

Elke titel of omschrijving die te maken heeft met het aansturen van productie, panden of mensen wordt gelezen als werk dat minstens deels ter plaatse gebeurt. Directie, HR, productie en facilitair beheer veronderstellen allemaal dat je bent waar het gebeurt.

Het voorbeeld dat het bureau zelf gebruikt is een bakkerij: de algemeen directeur doet geen remote baan, terwijl marketing, boekhouding of softwareontwikkeling voor diezelfde bakkerij dat wel kan zijn. Overdrijft je contracttitel je operationele rol, regel dat dan met je werkgever voordat je indient.

Vraag niet aan als eigenaar van je eigen bedrijf

Je kunt technisch gezien aanvragen als eigenaar van het bedrijf waarvoor je werkt, maar dat botst met de papieren. Het arbeidscontract is feitelijk met jezelf, het impliceert dat je op de bedrijfslocatie aanwezig bent, en het maakt je fiscale positie later ingewikkelder.

Wat men wil zien zijn contracten met echte externe zakelijke klanten, met de onderliggende documentatie erbij. Aanvragen als werknemer of als opdrachtnemer van externe klanten is de eenvoudigste route, en als iemand je de eigenaarsroute aanraadt, vraag dan eerst een tweede mening.

Drie jaar ervaring vraagt om een officieel overheidsdocument

Kwalificeer je op ervaring in plaats van op een diploma, dan geldt een arbeidscontract op zichzelf niet als bewijs, wat je ook gelezen hebt. Wat men wil is een door de overheid afgegeven loopbaanoverzicht, het equivalent van de Spaanse vida laboral, voorzien van apostille en vertaald door een beëdigd vertaler.

Het originele papieren document kan worden opgevraagd

De UGE is aanvragers gaan vragen het originele document te tonen om de echtheid te controleren, iets wat op deze route niet eerder nodig was. Bewaar al je originelen bij elkaar en stuur nooit het enige exemplaar van iets weg.

Word je goedgekeurd als zelfstandige, schrijf je dan meteen in

Het informatieblad van de UGE eist dat zelfstandigen zich bij het RETA inschrijven "antes de comenzar la actividad en España", dus voordat de activiteit in Spanje begint. De FAQ van de dienst gaat verder: te laat inschrijven leidt tot intrekking van de vergunning, van jou en van je afhankelijke gezinsleden.

Er is geen termijn in dagen gepubliceerd, dus behandel inschrijving als autónomo als iets wat direct moet gebeuren en ga niet uit van een coulanceperiode. Boek de cita en bewaar elke afspraakbevestiging en elk bewijsstuk, zodat je kunt laten zien dat je in procedure was.

Late inschrijving is inmiddels een echt probleem bij de verlenging, en het is veel makkelijker te voorkomen dan te repareren.

Een niet-lucratief visum wordt geen DNV

De FAQ van de UGE is duidelijk: de niet-lucratieve vergunning staat geen werk toe, dus werk op afstand dat je daaronder deed telt niet mee voor de drie maanden voorafgaande arbeidsrelatie die het nomadenvisum vraagt. Bovendien is werken onder die vergunning op zichzelf al een schending van de voorwaarden.

Dit treft vooral mensen die met het makkelijkste visum binnenkwamen om later over te stappen. Herken je dat, laat je situatie dan beoordelen voordat je iets indient.

Gereglementeerde beroepen: homologatie of notariële verklaring

Hoort je diploma bij een gereglementeerd beroep, zoals verpleegkunde, techniek, architectuur, advocatuur of psychologie, dan laat je het diploma in Spanje homologeren of lever je een notariële verklaring in dat je dat beroep hier niet gaat uitoefenen.

Dit raakt vooral mensen die aan de eis voldoen met een gereglementeerd diploma terwijl het werk op afstand dat ze echt doen dat niet is. Kies vóór het indienen welke van de twee routes je neemt, want er later achter komen kost een volledige extra ronde.

Wijzigingen meld je binnen 30 dagen

De zevende aanvullende bepaling van Ley 14/2013, lid 2, verplicht houders om elke wijziging die de voorwaarden van de vergunning raakt binnen dertig dagen te melden. Een nieuwe werkgever, het wegvallen van de klant die je factureert, een adreswijziging en veranderingen in je gezinssituatie vallen daar allemaal onder.

Lid 4 van dezelfde bepaling maakt intrekking mogelijk zodra de voorwaarden die de vergunning rechtvaardigden niet meer worden vervuld. Op tijd melden houdt een wijziging een administratieve formaliteit in plaats van een vraag bij de verlenging.